Jambi-Parsadaan Pomparan Toga Sinaga dohot Boru (PPTSB) Pusat menyiapkan langkah transformasi digital organisasi melalui Rencana Strategis (Renstra) Departemen Informasi dan Komunikasi (Infokom) periode 2026–2031. Agenda ini diarahkan untuk membangun sistem informasi yang terintegrasi, memperkuat komunikasi antartingkatan organisasi, serta memastikan dokumentasi dan arsip kelembagaan tersimpan secara tertib, aman, dan berkelanjutan.
Transformasi tersebut menjadi salah satu kebutuhan strategis PPTSB seiring luasnya struktur organisasi yang mencakup tingkat Pusat, Wilayah, Cabang, hingga Sektor. Dengan jangkauan organisasi yang semakin besar, kebutuhan terhadap informasi yang akurat, terpusat, dan mudah diakses oleh anggota dinilai semakin penting.
Demikian tertuang dalam draf Renstra Departemen Infokom yang disusun serta dibagikan Ketua Departemen dan Komunikasi PPTSB Pusat, Herwin Sinaga bersama anggota Infokom dan disahkan oleh Ketua Umum PPTSB Pusat Sairon Sinaga.
Disebutkan, salah satu persoalan mendasar yang hendak dibenahi adalah masih tersebarnya informasi, dokumentasi, dan arsip organisasi di berbagai saluran komunikasi.
"Selama ini, informasi organisasi berpotensi tersimpan secara terpisah melalui grup WhatsApp, perangkat pribadi pengurus, maupun kanal komunikasi yang dikelola masing-masing tingkatan. Kondisi tersebut berisiko menyebabkan dokumen sulit ditemukan, mudah hilang, dan tidak memiliki standar penyajian yang seragam,"ujar Herwin Sinaga.
Karena itu, Departemen Infokom PPTSB Pusat diarahkan tidak hanya berfungsi sebagai pengelola publikasi, tetapi juga menjadi pusat koordinasi informasi, dokumentasi, pengelolaan data, dan kearsipan organisasi.
Website Resmi Diproyeksikan Menjadi Pusat Informasi
Menurut Herwin Sinaga, salah satu agenda utama dalam Renstra tersebut adalah menjadikan website resmi PPTSB, pptsb.or.id, sebagai pintu utama informasi organisasi. Website ini direncanakan memuat profil organisasi, struktur kepengurusan, berita, pengumuman, agenda kegiatan, galeri dokumentasi, hingga dokumen publik yang dapat diakses anggota.
"Tidak hanya menjadi media publikasi tingkat Pusat, website juga diproyeksikan menjadi ruang pemberitaan bagi aktivitas organisasi di seluruh daerah," ujar Herwin Sinaga, yang kini menetap di Semarang ini.
Disebutkan, berita dari Sektor, Cabang, dan Wilayah nantinya dapat dikirimkan melalui jalur yang telah ditentukan. Seluruh bahan tersebut akan melalui proses pemeriksaan, penyuntingan, dan persetujuan redaksi Infokom Pusat sebelum dipublikasikan.
Sistem ini diharapkan membangun pola komunikasi satu pintu, yakni seluruh informasi resmi organisasi memiliki sumber rujukan yang jelas.
Renstra juga menargetkan tersedianya halaman khusus yang menampilkan data kepengurusan Sektor, Cabang, Wilayah, dan Pusat, termasuk jumlah anggota pada masing-masing tingkatan.
Untuk menjaga keberlanjutan pengelolaan, akan ditetapkan admin utama, admin cadangan, serta jadwal pembaruan website secara rutin, minimal sekali dalam seminggu.
Empat Platform Media Sosial Dikelola dengan Standar Seragam
Berikut ini Ketua Departemen dan Komunikasi PPTSB Pusat, Herwin Sinaga memaparkan lebih lengkap. Selain website, PPTSB Pusat menempatkan media sosial sebagai instrumen penting dalam memperluas jangkauan komunikasi organisasi. Empat platform yang menjadi perhatian utama adalah TikTok, Instagram, Facebook, dan YouTube.
Keempatnya diarahkan memiliki identitas visual yang seragam, mulai dari nama akun, foto profil, bio, hingga tautan yang mengarah ke website resmi PPTSB.
Masing-masing platform akan memiliki fungsi komunikasi yang disesuaikan dengan karakteristik penggunanya.
TikTok dan Instagram diarahkan untuk konten video pendek serta materi visual. Facebook digunakan untuk penyebaran berita dan pengumuman, sedangkan YouTube menjadi sarana publikasi video berdurasi panjang dan siaran langsung.
Pengelolaan seluruh akun tersebut harus mengikuti standar operasional prosedur (SOP) yang telah disusun organisasi. SOP juga direncanakan untuk ditinjau setiap tahun agar tetap relevan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan komunikasi.
PPTSB juga akan melakukan pendataan akun media sosial milik Wilayah dan Cabang yang menggunakan identitas organisasi. Pengelola akun di daerah diharapkan mengikuti pedoman identitas dan tata kelola publikasi yang sama.
Database Anggota Menjadi Fondasi Tata Kelola Organisasi
Persoalan lain yang menjadi perhatian adalah pengelolaan data anggota. Dalam Renstra 2026–2031, PPTSB menargetkan terbentuknya database anggota yang terpusat, mutakhir, dan dapat diakses sesuai kewenangan masing-masing pengurus.
Pendataan dirancang berlangsung secara berjenjang, dimulai dari Sektor, diteruskan ke Cabang, kemudian Wilayah, hingga akhirnya terhimpun di tingkat Pusat.
Setiap tingkatan akan memiliki penanggung jawab data untuk memastikan proses pendataan berjalan dengan format yang seragam.
Pada tahap awal, pengelolaan database dapat menggunakan spreadsheet yang dikelola secara terstruktur. Selanjutnya, sistem tersebut berpeluang dikembangkan menjadi aplikasi atau portal anggota.
Namun, pengembangan database tidak hanya menyangkut aspek teknologi. Perlindungan data pribadi juga menjadi perhatian penting.
Renstra mengatur bahwa data anggota tidak boleh dipublikasikan melalui kanal terbuka. Akses harus dibatasi berdasarkan kewenangan, disertai persetujuan anggota dan mekanisme pencadangan secara berkala.
Pembaruan data direncanakan minimal setiap tiga tahun sekali agar informasi keanggotaan tetap relevan.
Dokumentasi Kegiatan Daerah Akan Terhubung dengan Pusat
Transformasi digital PPTSB juga menyasar aspek dokumentasi kegiatan organisasi. Selama ini, kegiatan di berbagai tingkatan membutuhkan sistem dokumentasi yang lebih terstruktur agar rekam jejak organisasi tidak hanya tersimpan pada perangkat pribadi pengurus.
Melalui Renstra tersebut, setiap Wilayah dan Cabang direncanakan memiliki petugas dokumentasi yang menjadi mitra kerja Infokom Pusat.
Standar dokumentasi yang ditetapkan cukup sederhana, yakni minimal lima foto utama, satu video pendek, dan satu laporan singkat untuk setiap kegiatan.
Dokumentasi tersebut kemudian dikirimkan melalui jalur penyimpanan yang telah ditentukan agar dapat diarsipkan dan dimanfaatkan sebagai bahan pemberitaan di website maupun media sosial resmi.
Untuk meningkatkan kualitas dokumentasi, Infokom juga merencanakan pelatihan teknik pengambilan foto dan video menggunakan telepon seluler, termasuk pemahaman mengenai etika dokumentasi, izin penggunaan foto, serta perlindungan privasi anak.
Dengan sistem tersebut, kegiatan organisasi di daerah diharapkan memiliki rekam dokumentasi yang dapat ditelusuri berdasarkan tahun, tingkatan organisasi, dan nama kegiatan.
Arsip Digital dan NAS untuk Mencegah Hilangnya Dokumen Organisasi
Salah satu bagian penting dalam Renstra adalah pembangunan pusat data digital untuk menyimpan dokumen kelembagaan.
Dokumen seperti surat keputusan (SK), notulen rapat, laporan kegiatan, surat organisasi, serta arsip penting lainnya direncanakan tersimpan dalam sistem cloud atau drive resmi organisasi.
Penyimpanan tersebut selanjutnya akan disinkronkan dengan perangkat Network Attached Storage (NAS) yang ditempatkan di kantor PPTSB.
Skema ini dirancang untuk membangun sistem pencadangan berlapis sehingga dokumen organisasi tidak hanya bergantung pada satu perangkat atau satu akun penyimpanan.
Setiap dokumen akan dikelola menggunakan klasifikasi dan sistem penamaan berkas yang baku. Dengan demikian, pengurus dapat menemukan dokumen berdasarkan jenis, periode, dan tingkatan organisasi.
Renstra juga mengatur kewajiban pengunggahan dokumen. Setiap SK, notulen rapat, dan laporan kegiatan ditargetkan masuk ke pusat data paling lambat tujuh hari setelah diterbitkan.
Digitalisasi arsip periode sebelumnya akan dilakukan secara bertahap, dengan prioritas awal pada SK kepengurusan dan AD/ART organisasi.
Pengelolaan NAS akan menjadi tanggung jawab Admin Data dan Arsip, termasuk pengaturan hak akses, pemeriksaan sinkronisasi, serta pemeliharaan perangkat.
Langkah ini memiliki arti penting bagi keberlanjutan organisasi, terutama ketika terjadi pergantian kepengurusan. Pengetahuan kelembagaan dan dokumen historis diharapkan tetap terpelihara tanpa bergantung pada individu tertentu.
Jaringan Koresponden Daerah untuk Memperkuat Pemberitaan
Renstra Infokom juga memuat rencana pembentukan jaringan koresponden berita di tingkat Wilayah dan Cabang. Kebijakan ini membuka ruang lebih luas bagi pengurus daerah untuk menyampaikan kegiatan, perkembangan organisasi, dan berbagai aktivitas anggota kepada publik melalui media resmi PPTSB.
Setiap Wilayah dan Cabang direncanakan memiliki koresponden yang ditetapkan melalui surat tugas. Para koresponden akan mendapatkan panduan penulisan berita dengan pendekatan 5W+1H, panjang tulisan sekitar 150–300 kata, serta dilengkapi foto pendukung.
Bahan pemberitaan akan dikirimkan melalui satu jalur resmi, baik menggunakan formulir daring maupun grup WhatsApp khusus koresponden.
Selanjutnya, redaksi Infokom Pusat bertugas mengkurasi, memverifikasi, menyunting, dan menentukan kelayakan berita sebelum dipublikasikan.
Dengan pola tersebut, pemberitaan organisasi tidak lagi hanya terpusat pada aktivitas pengurus Pusat, tetapi juga dapat menggambarkan dinamika dan perkembangan PPTSB di berbagai daerah.
Renstra turut membuka ruang pemberian apresiasi tahunan bagi koresponden yang aktif berkontribusi dalam penyediaan informasi organisasi.
SOP Publikasi untuk Menjaga Kredibilitas Informasi
Di tengah meningkatnya penggunaan media digital, kecepatan penyebaran informasi harus diimbangi dengan ketepatan dan tanggung jawab publikasi. Karena itu, Renstra menetapkan bahwa tidak boleh ada informasi yang dipublikasikan melalui website dan media sosial resmi tanpa melalui mekanisme persetujuan sesuai SOP.
Informasi organisasi akan dikelompokkan ke dalam tiga kategori, yaitu informasi publik, informasi internal anggota, dan informasi terbatas atau rahasia.
Informasi publik meliputi berita kegiatan, pengumuman umum, profil organisasi, dan dokumentasi kegiatan terbuka. Informasi internal anggota mencakup surat edaran, materi pelatihan, serta dokumen kepengurusan tertentu yang hanya dapat diakses melalui kanal terbatas.
Sementara itu, informasi terbatas atau rahasia meliputi data pribadi anggota, hasil rapat tertutup, persoalan keuangan, dan perkara internal organisasi.
Untuk publikasi biasa, persetujuan berada pada Kepala Departemen Infokom. Adapun materi sensitif yang menyangkut kebijakan organisasi, pernyataan pimpinan, persoalan hukum, agama, politik, dan isu sejenis harus memperoleh persetujuan Pimpinan PPTSB.
Setiap materi yang dipublikasikan juga harus memperhatikan keakuratan informasi, izin penggunaan foto, hak cipta musik, serta perlindungan privasi.
Prinsip ini menjadi bagian penting dalam menjaga kredibilitas organisasi sekaligus mengantisipasi penyebaran informasi keliru atau penggunaan nama PPTSB oleh akun yang tidak memiliki kewenangan.
Implementasi Dilakukan Bertahap hingga 2031
Renstra Departemen Infokom disusun dengan tahapan pelaksanaan selama lima tahun, mulai November 2026 hingga 2031.
Pada November–Desember 2026, fokus diarahkan pada pembentukan tim Infokom Pusat, pendataan kanal komunikasi yang sudah tersedia, penetapan admin website dan media sosial, penyusunan SOP publikasi website, serta perancangan pusat data dan format database anggota.
Memasuki 2027, agenda berlanjut pada penataan website pptsb.or.id, penyeragaman identitas media sosial, pembangunan pusat data awal, pendataan anggota tahap pertama, serta penunjukan koresponden dan petugas dokumentasi di Wilayah dan Cabang.
Pada 2028, program diarahkan pada perluasan sistem, termasuk penyediaan halaman data kepengurusan di website, penguatan alur pemberitaan daerah, perluasan pendataan anggota, dan digitalisasi arsip periode sebelumnya.
Tahun 2029 menjadi tahap integrasi website, database anggota, dan pusat data. Pada tahap ini juga direncanakan audit keamanan data dan akun serta kajian pengembangan portal anggota.
Selanjutnya, 2030 diarahkan pada pemantapan seluruh sistem, pemeriksaan kepatuhan SOP, audit keamanan lanjutan, dan penguatan kapasitas pengelola Infokom di tingkat daerah.
Sementara itu, tahun 2031 menjadi periode evaluasi menyeluruh sekaligus serah terima seluruh akses, dokumen, dan panduan kerja kepada kepengurusan berikutnya.
Tantangan Pendanaan, SDM, dan Keamanan Data
Meskipun memiliki arah pengembangan yang cukup luas, implementasi Renstra ini juga menghadapi sejumlah tantangan. Ketersediaan sumber daya manusia, kemampuan pengelola di daerah, pendanaan, perangkat teknologi, serta kedisiplinan pengiriman informasi menjadi faktor yang akan memengaruhi keberhasilan program.
Dokumen Renstra telah mengidentifikasi sejumlah risiko, mulai dari ketidakaktifan pengurus daerah dalam mengirimkan bahan berita, kehilangan akses akibat pergantian pengurus, peretasan akun, kebocoran data anggota, hingga kerusakan perangkat NAS.
Untuk mengantisipasi persoalan tersebut, strategi yang disiapkan mencakup pembatasan hak akses, penggunaan verifikasi dua langkah, pencadangan data, pelatihan berjenjang, penunjukan admin cadangan, serta kewajiban serah terima dokumen dan akses ketika terjadi pergantian kepengurusan.
Dari sisi anggaran, kebutuhan awal pengembangan website diperkirakan sebesar Rp5 juta. Sementara itu, kebutuhan untuk langganan cloud, pembelian NAS, pengembangan database, peralatan dokumentasi, pelatihan, operasional tim, dan apresiasi koresponden masih memerlukan perhitungan lebih lanjut.
Sumber pendanaan yang dapat dipertimbangkan meliputi kas organisasi Pusat, kontribusi Wilayah dan Cabang sesuai ketentuan, serta dukungan donatur atau mitra yang tidak mengikat dan tidak bertentangan dengan nilai organisasi.
Pemantauan program direncanakan berlangsung setiap bulan, semester, dan tahun. Evaluasi tengah periode dijadwalkan pada 2028, sedangkan evaluasi akhir dilakukan pada 2031.
Membangun Sistem Informasi yang Tidak Bergantung pada Individu
Pada akhirnya, arah besar Renstra Departemen Infokom PPTSB Pusat 2026–2031 bukan sekadar memperbanyak akun media sosial atau membangun website organisasi.
Lebih dari itu, program ini dirancang untuk membangun tata kelola informasi yang terintegrasi, memastikan arsip kelembagaan tetap terpelihara, memperkuat keterlibatan pengurus daerah, serta menciptakan kesinambungan kerja di tengah pergantian kepengurusan.
Prinsip yang menjadi dasar pelaksanaannya adalah satu pintu informasi dengan banyak kontributor. Pusat menetapkan standar dan kebijakan, Wilayah mengoordinasikan pelaksanaan, sedangkan Cabang dan Sektor menjadi sumber utama data, dokumentasi, serta informasi kegiatan.
Keberhasilan agenda tersebut pada akhirnya tidak hanya ditentukan oleh kecanggihan teknologi, tetapi juga oleh komitmen seluruh tingkatan organisasi dalam menjalankan sistem yang telah disepakati.
Renstra ini merupakan draf pedoman kerja Departemen Infokom untuk periode 2026–2031 yang masih memuat sejumlah kebutuhan anggaran dan dokumen pendukung untuk dilengkapi. Implementasinya akan menjadi bagian dari upaya PPTSB Pusat membangun organisasi yang lebih modern, tertib informasi, transparan dalam pengelolaan dokumentasi, dan berkelanjutan secara kelembagaan.(Infokom PPTSB/AsenkLeeSaragih)
0 Komentar